+45 58 57 15 00

6 gode råd til en succesfuld konference

Det er en stor opgave at planlægge en konference - der er mange beslutninger, der skal tages og mange ting, der skal falde på plads, før du kan sætte det endelige flueben på to do-listen. 

For at gøre dit arbejde lettere har vi her samlet en liste med 6 vigtige punkter, som du med fordel kan gennemgå, før du begynder planlægningen af din næste konference.
 

1. Overvej om du skal holde konferencen ude af huset


Det kan virke som en let løsning at holde den næste konference eller møde i huset. Du kan bare booke det store mødelokale og få medarbejderne i kantinen til at smøre sandwiches til frokost og sørge for kaffe og kage i løbet af eftermiddagen.

Men selvom det er den lette løsning, så er det ikke nødvendigvis den bedste løsning.

Vi mennesker har brug for at flytte os fysisk, for at vi for alvor kan flytte os mentalt. Derfor har vi brug for at komme væk fra kontoret, ud af vores vante rutiner og at tale med nye mennesker for at være i stand til for alvor at tænke kreativt og ud af boksen. 

En amerikansk undersøgelse foretaget af Hilton Worldwide viser, at 63 procent af deltagerne på et stormøde syntes, at mødet blev mere effektivt, fordi det blev holdt ude af huset.

Formålet med konferencer er at inspirere til nye handlemønstre, at dele og få ny viden og at informere om nye spændende tiltag. Hvis du vil have, at deltagerene tager mest muligt information med hjem, er det vigtigt at give formidlingen de bedste vilkår. 

Derfor er det en god idé at overveje, om du med fordel skal holde mødet eller konferencen ude af huset.

2. Inspirerer konferencelokalerne til nye ideer?


Vores omgivelser betyder rigtig meget for vores evne til at tænke anderledes. Lokaler, vi kender og opholder os i til hverdag, inspirerer som udgangspunkt ikke til nytænkning, men vil holde dig i de tankemønstre, du bevæger dig i til hverdag. 

Når du skal vælge hvor du vil holde din konference, er det rigtigt vigtigt, at du har helt styr på hvor mange der deltager, og hvad du gerne vil formidle på konferencen.

Det er ikke helt nok at flytte sig fysisk - det er også interessant at undersøge, om de lokaler, I skal opholde jer i til konferencen, indbyder til læring.

Selve stemningen og indretningen i lokalet skal passe til den stemning og det budskab, du vil formidle på din konference. Det er vigtigt at skabe en tryg atmosfære, hvor deltagerene kan koncentrere sig om at lytte til dit budskab. 

Størrelsen på konferencelokalet har også betydning. Undersøg om der er plads til, at alle dine deltagere kan sidde behageligt, og tænk over hvordan du vil have, at deltagerene skal sidde. Skal de sidde omkring runde borde, på rækker med front mod en scene eller på en helt anden måde? 

Og hvad med foredragsholderen? Skal han have en fast plads i lokalet, hvorfra han fortæller, eller forestiller du dig en mere løs tilgang, hvor foredragsholderen bevæger sig rundt blandt deltagerene?

3. Har du adgang til det nødvendige udstyr?


Når du har fundet et lokale, som opfylder dine behov, er det på tide at tænke på udstyret. Afhængig af, hvor du har besluttet at holde din konference, er det ikke sikkert at der er udstyr til rådighed.

Derfor skal du finde ud af, om der er behov for én eller flere skærme til oplæg.
 
I Hiltons undersøgelse fandt de også frem til, at 82 procent af mødebookere på forhånd undersøger, om der er A/V-udstyr og projektorer på lokationen, og at 78 procent også vægtede spisemulighederne højt.

Derudover er det en rigtig god idé at spørge foredragsholderen, om han/hun tager deres egen computer med, og der derfor er brug for ledninger og stik, eller om foredragsholderen har hele oplægget på en USB, og der derfor skal stå en computer klar til brug. 

Det sidste udstyr, du skal huske, er faktisk deltagerenes. Hvis de alle har deres computer med til at tage noter på, vil der være behov for en hel del stikkontakter. Derfor er det rigtigt fint at undersøge, om du kan få forlængerledninger eller strømskinner til rådighed, eller om du selv skal have dem med hjemmefra. 

4. Husk pauserne


Hjernen kan ikke rumme uanede mængder af informationer på en gang. Faktisk siger man, at vi har omkring 45 minutter til dyb koncentration, inden vi har brug for en pause, så hjernen kan bearbejde den information, den har fået. 

Derfor er det en rigtig god idé at planlægge jævnlige pauser, så deltagerne får et afbræk og kan nå at bearbejde den information, de får.

Er der flere oplæg, er det oplagt at give deltagerene mulighed for at strække benene imellem hvert oplæg. På den måde kan foredragsholderen også gøre klar uden publikum.

En anden fordel ved pauserne er, at de giver deltagerene mulighed for at tale sammen om de oplæg, de har hørt i løbet af dagen, og på den måde udveksle ideer til, hvordan de kan implementere den nye viden i deres egen hverdag. 

5. Uden mad og drikke, dur helten ikke


Det kan lyde som en kliché, men det er vigtigt at få energi i løbet af dagen, så vi bedre kan koncentrere os.

Tænk derfor over hvilken mad du vil servere for dine deltagere. Du vil ikke have sultne deltagere, som bruger hele eftermiddagen på at tænke på deres næste måltid frem for at deltage aktivt i konferencen. Men du vil for alt i verden heller ikke sende dine deltagere i et mad-koma, så de skal bruge den første time efter frokost på at fordøje. 

Det er også en god ide at overveje, om du vil starte dagen med morgenmad og slutte med middag, eller om du nøjes med at servere frokost. 

Her er det også vigtigt at undersøge, om mad er en del af aftalen, eller om du skal bestille og arrangere mad udefra. 

6. Strækker konferencen sig over flere dage?


Strækker din konference sig over flere dage, får du brug for overnatningsmuligheder til dine gæster. 

Derfor er det rigtigt vigtigt at tjekke, om der er mulighed for, at dine gæster kan overnatte, hvor konferencen afholdes, eller om de har en aftale med et nærliggende hotel og derfor kan arrangere transport for dig og dine deltagere til og fra hotellet. 

Et sidste godt råd, hvis dine deltagere kommer langvejsfra, er at undersøge, om der er mulighed for at deltagerene kan tjekke ind og overnatte natten op til konferencen, så de ikke skal alt for tidligt op og være trætte under hele din første konferencedag.
På Vilcon Hotel & Konferencegaard tilbyder vi alt inden for konferencer og dagmøder. Vilcon ligger i naturskønne omgivelser i Slagelse centralt i Danmark. 
 
Ring til os og få en uforpligtende samtale om de muligheder der er for din næste konference. Du kan ringe til os på telefon 58 57 15 00, eller skrive til os via vores kontaktformular, og så vender vi tilbage hurtigst muligt.
Start din værelses-booking her
Ankomst:
 
Afrejse:
 
Kontakt
Du er altid velkommen til at kontakte os via formularen herunder.
Navn:
*
Telefon:
*
E-mail:
*
Ønsker brochure tilsendt
 
Ønsker tilbud
 
Evt. besked:
 
Vilcon Hotel & Konferencegaard
Lorupvej 44
4200 Slagelse
tlf. +45 58 57 15 00
mail: vilconhk@vilcon.dk
CVR: 27514715
Besøg:
Hotel Strandparken
Golfhotel Vilcon
Cookies er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere, men de gemmer også information om hvordan du bruger vores hjemmeside, så vi kan forbedre den både for dig og for andre. Cookies på denne hjemmeside bruges primært til trafikmåling og optimering af sidens indhold. Du kan forsætte med at bruge vores side som altid, hvis du accepterer at vi bruger cookies.
Vilcon Hotel & Konferencegaard | Lorupvej 44 | 4200 Slagelse | Tlf.: +45 58 57 15 00